Servitux: Ventajas de Conectar su ERP con su eCommerce

1. Introducción

Hace mucho tiempo que sabemos que la presencia en Internet de nuestro negocio es crucial. La inercia va empujando a todas las empresas hacia un futuro donde las compras, se trate del tipo de producto del que se trate, se harán casi al completo a través de eCommerce destinadas a hacer la vida lo más fácil posible al cliente final, y estar informados de las nuevas posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías destinadas a su desarrollo, comunicación y enlace, marcaran las diferencia de nuestra empresa respecto a la competencia.

La transformación digital, tan de moda hoy en día, nos invita a repensar los flujos de datos de nuestras empresas. Más allá de transformar el papel a su versión digital (sin quitarle la importancia que realmente ello tiene), debemos pararnos a pensar en que procesos podemos mejorar utilizando los recursos que las nuevas tecnologías nos brindan. Los eCommerce no son nada nuevo, y muchas empresas contarán ya con uno, pero ¿lo tenemos conectado directamente con nuestor ERP?. En muchos casos, el departamento de venta online está separado del departamento de gestión comercial, y sin entrar a valorar las ventajas de tal decisión a nivel interno, si que nos surge una pregunta muy lógica: ¿No estamos generando dos flujos de trabajo distintos para un mismo producto?

La elección de un buen motor eCommerce es una de las principales decisiones a tomar cuando se nos plantea la posibilidad de comenzar nuestra andadura online, además de cómo conectarlo a nuestro ERP. Actualmente existen varias posibilidades muy válidas a tener en cuenta, dependiendo del sector, y del tipo de cliente al que queramos llegar. Entre las mas conocidas se encuentran Shopify, WooCommerce, Magento y PrestaShop. Será este último del que hablaremos a continuación.

2. eCommerce PrestaShop

PrestaShop es uno de los motores para la creación de tiendas online más famosos y potentes del mercado. El acceso a la documentación, la facilidad de uso, la potencia de sus herramientas, y el acceso a un marketplace de módulos disponibles para su personalización, han hecho de PrestaShop sea una de las posibilidades más escogidas actualmente.

El hecho de que esté publicado bajo licencia Open Software, le permite personalizarlo según las necesidades de la empresa, consiguiendo de esa forma una adaptación completa a sus procesos internos de trabajo.

Con un rápido vistazo a la Wikipedia, podemos ver algunas de sus ventajas:

El software ofrece más de 310 funciones integradas, incluyendo la gestión de inventario de productos, la navegación por capas, plantillas personalizables, marketplaces, análisis y presentación de informes, webservice, reglas de la promoción, gestión multi-tienda y gestión del retorno. Una herramienta avanzada para eCommerce que le permite incrementar sus ventas mejorando la experiencia de compra y procesos de negocios.

Se puede disponer de versiones en 63 idiomas, entre ellos: inglés, francés, holandés, portugués, alemán, español, italiano, polaco y ruso. Prestashop es compatible con las pasarelas de pago más usuales.

También se ofrecen módulos de pago adicionales en el mercado.

PrestaShop tiene gran presencia sobre todo en webs de Francia y España, pero a un ritmo muy rápido de crecimiento en otros países.

Cuota de uso en el mundo de PrestaShop (datos extraídos de similartech.com)

Aunque PrestaShop dispone de los procesos necesarios para llevar una pequeña gestión de clientes y pedidos, y podría llegar a funcionar sin necesidad de datos externos, lo realmente relevante, es que podemos interactuar con él para gestionar y sincronizar, ya sea en tiempo real o mediante ficheros de intercambio de información, los datos de nuestro software de gestión/ERP, y es aquí donde realmente podemos exprimir todo su potencial.

3. Conectar su software de gestión/ERP con PrestaShop.

Algo más atrás nos preguntábamos si no estábamos duplicando información al tener dos departamentos que prácticamente trabajan con el mismo producto y, aunque lo dejábamos un poco en el aire, la verdad es que la respuesta es SÍ, estamos duplicando trabajo, perdiendo coherencia e integridad, y por lo tanto, aumentando también los costes asociados.

Si su empresa ya tomó la decisión de escoger un buen ERP que encajase en su forma de trabajo, y que le ofreciera las herramientas necesarias para comenzar la Transformación Digital que le permitiera ponerse por delante de su competencia, y poco tiempo después, montó su tienda online para ofrecer sus productos al mundo, lo siguiente debería ser mantenerlos conectados. ¿Lo que está sucediendo, es que cada producto, o cada cliente, o cada oferta que establece en su ERP, la tiene que duplicar en su eCommerce?. ¿De verdad esto debe ser así? No, por supuesto que no. Los eCommerce actualmente te permiten una integración con tu ERP a diversos niveles, el problema es que los departamentos de informática no los están usando como deberían.

Por norma general, la integración entre su ERP y su eCommerce se realiza mediante ficheros de intercambio de información, que son como cartas manuscritas que se envían su ERP y su eCommerce para informarse mutuamente de los cambios en un lado o en otro. La decisión de usar este tipo de sincronización se debe única y exclusivamente a la simpleza de su uso, ya que no hace falta tener un conocimiento muy amplio de la plataforma, y por lo tanto es usado casi por cualquier usuario, pero eso no quiere decir que sea la mejor. Siguiendo con el simil de la carta, a continuación indicamos los principales incovenientes de este sistema:

No es en tiempo real. La carta se envía, y llegará dependiendo de lo rápido que sea el mensajero. Este proceso, por supuesto, se puede automatizar, pero no siempre es así.
La carta es manuscrita, por lo que cualquiera podría leela. Estos ficheros se crean en texto plano, normalmente en formato CSV separado por comas, lo que hace posible abrirlos, leerlos e incluso editarlos.
Cualquiera podría robar la carta. Los canales de transmisión de este tipo de ficheros, normalmente por FTP, pueden no estar bien configurados para ser seguros.

La mejor es el Tiempo Real. Mediante el uso de lo que llamamos WebServices, podemos conectar en tiempo real, nuestros ERP y eCommerce, manteniendo la coherencia e integridad de los datos de cara al cliente final, eliminando la duplicidad de trabajo, y ocultando la complejidad del proceso al usuario del ERP, consiguiendo que nuestro eCommerce se convierta en, por así decirlo, un módulo más de nuestro ERP. De esta manera permitirá que se puedan crear productos, clientes, ofertas, y prácticamente cualquier cosa relacionada con la venta, desde una sóla interfaz, a golpe de click, eliminando los costes asociados a la duplicidad del trabajo. Además, con el uso y configuración de los protocolos seguros (https), la comunicación mediante WebServices será una comunicación segura.

4. ST-PrestaComm de Servitux

Por lo general, conceptos como WebService, Background, HTTPS, Tiempo Real, etc.. suena demasiado complejo, y tendemos por abandonar la posibilidad.

Pero, ¿que sucedería su convirtiéramos esos procesos complejos en algo amigable, tanto para el usuario del ERP como para el informático o programador de dichos servicios? ¿Y si consiguieramos que dicha forma de trabajar fuera todavía más sencilla que la utilización de ficheros de intercambio, y que además fuera un método de comunicación seguro?

Todo esto podemos lograrlo con ST-PrestaComm.

Desde Servitux hemos desarrollado ST-PrestaComm, como un sistema de comunicación entre su ERP, sea cual sea, y su tienda online PrestaShop, en tiempo real, mediante la utilización de las herramientas de comunicación que PrestaShop pone a su disposición (los anteriormente mencionados WebServices).

Lo que antes resultaba complejo de entender e implementar, hemos conseguido hacerlo amigable, tanto para el usuario como para el desarrollador, permitiendo, por ejemplo, dar de alta un producto en tiempo real en pocos segundos.

Por un lado, el usuario conseguirá evitar el contacto con PrestaShop, ya que todo el proceso del trabajo con productos, pedidos o clientes podrá realizarlo a través del ERP que ya controla, y por otro, el programador podrá implementar la solución a través de métodos sencillos y amigables, que le permitirán obtener la potencia de PrestaShop aplicable al ERP.

A continuación detallamos algunas de las características de ST-PrestaComm: